Não sabe o que é um playbook de vendas? Entenda melhor essa ferramenta e saiba como ela pode ajudar o seu negócio!

Ingage
Ingage - 2 de março de 2020

Quando a equipe de vendas é bem gerida e orientada, os resultados são muito mais visíveis. Nesse sentido, manter um documento com orientações e ações ajuda a centralizar as informações e as formas de executar as atividades. É tudo isso que um bom playbook de vendas pode trazer às suas equipes.

Apesar de ser um documento tão importante, nem todas as empresas ainda o oferecem aos seus vendedores. Esse é o caso do seu negócio? Continue lendo este artigo!

O que é o playbook de vendas e quais são seus objetivos?

O playbook de vendas, ou apenas playbook, é um documento que visa padronizar e otimizar os processos comerciais da empresa. A ideia não é “engessá-los”, mas sim torná-los amplamente conhecidos e mais fáceis de serem gerenciados.

Alguns dos objetivos desse documento são:

  • criar um diferencial competitivo;
  • filtrar os clientes com maior potencial de compra;
  • treinar os vendedores para lidar com diferentes situações de rejeição;
  • definir os procedimentos pré-venda;
  • entender os padrões de clientes;
  • ensinar boas práticas de relacionamento com o cliente;
  • avaliar o quão boa é a solução oferecida aos clientes;
  • pesquisar clientes em potencial.

De uma forma simples e clara, o playbook mostra aos vendedores como o processo de vendas deve ser feito, quais são as melhores práticas adotadas na empresa, as informações mais importantes durante a negociação, como lidar com as rejeições, medos e inseguranças dos clientes, entre outras dicas que ajudem no sucesso das vendas.

O documento pode ser geral para a empresa ou específico para cada canal de vendas. A ideia é exemplificar e simplificar os processos, integrando o time e criando equipes de alta performance, aumentando os números de vendas.

É claro que o playbook deve ser adaptado a sua realidade empresarial. Quanto mais complexa for a venda do seu produto ou serviço, mais detalhado e elaborado poderá ser o documento.

Se ainda está difícil compreender o que é este documento, pense nele como uma espécie de guia, em que será apresentado a cada vendedor a cultura da empresa, as características dos clientes e dos produtos e serviços, as demandas do mercado, os processos internos de vendas, as técnicas usadas para negociação e os demais registros de tudo o que vocês já aprenderam ao longo do tempo.

Quando criar o playbook

Basicamente, uma empresa pode desenvolver um documento como esse a qualquer momento. Mas existem algumas ocasiões em que ele se torna ainda mais importante, como:

  • na fase de contratação de novos vendedores;
  • quando a empresa for iniciar atividades em um novo mercado;
  • quando a empresa estiver se concentrando em um novo segmento;
  • no momento de lançamento de um novo produto ou serviço;
  • quando a empresa desenvolver vendas mais técnicas, complexas ou longas.

Tipos de playbook

Basicamente, existem 3 tipos de documentos como este, que podem ser usados dependendo da necessidade do seu negócio. São eles:

  1. playbook de produtos e serviços: focado nas especificações técnicas do que a sua empresa vende;
  2. playbook de mercado: focado nos setores específicos em que a empresa atua;
  3. playbook do processo de vendas: versão que inclui os dados do mercado, dos produtos e serviços e do processo comercial da empresa (é o mais completo de todos).

Por que usar o playbook de vendas?

A principal vantagem de usar o playbook é a padronização dos processos. Isso faz com que o seu setor de vendas se torne escalável, ou seja, que as ações e negociações dos seus times sejam mais efetivas.

Ele ainda ajuda na hora de testar novas abordagens, métodos de vendas e estratégias, porque permite analisar e comparar os resultados obtidos com cada técnica e entender qual funciona melhor para a sua empresa ou produto/serviço.

Outro aspecto bastante positivo do uso do playbook é a geração de leads, além da melhora do retorno sobre o investimento e a redução do custo de aquisição de clientes.

Quando ele é bem desenvolvido, se torna fácil de ser usado e compreendido pelas equipes, promove o aprendizado dos funcionários, auxilia a gerir o setor e ainda permite alterações e modificações conforme as necessidades da empresa.

Como montar um playbook de vendas eficiente?

Montar um bom playbook de vendas depende, basicamente, da capacidade da empresa de gerir o seu próprio conhecimento.

Quanto mais vocês tiverem documentos e registros dos aprendizados já conquistados e das informações sobre produtos, serviços, clientes e mercado, mais fácil será sistematizar esses dados de maneira clara e eficiente.

Dicas importantes

Lembre-se que este documento deve ser único e focado nas necessidades e características do seu negócio. Ou seja, nada de tentar “adaptar” o playbook de alguma grande empresa do seu setor ou de um case de sucesso.

Afinal, você precisará levantar dados específicos sobre a sua empresa, como: estrutura de vendas disponível, perfil dos vendedores, oportunidades geradas pela equipe de marketing, modelo de remuneração, características do seu mercado, localização do negócio, características e perfil dos clientes etc.

Como esse é um trabalho complexo, algumas empresas optam por contratar equipes externas para elaborar e sistematizar o playbook. Mesmo contando com uma consultoria, não se esqueça que as lideranças precisam acompanhar e participar do processo, garantindo que o resultado final será realmente útil e prático para a sua realidade.

E, claro, é importante reforçamos que este não é um material estático. Para que os resultados apareçam, é necessário atualizá-lo continuamente, sempre considerando as mudanças no seu negócio, no mercado e na sociedade em geral que podem impactar as suas vendas e os seus processos, além de adicionar os aprendizados com o uso de novas práticas.

Informações indispensáveis

Além dessas dicas gerais, é válido destacar que, um bom playbook, precisa contar com algumas informações indispensáveis, como:

  • jornada de compra dos clientes;
  • diagnóstico da empresa;
  • especificação dos produtos/ serviços ofertados, do mercado, do segmento e do setor de vendas;
  • especificação do processo de vendas;
  • detalhes sobre as rotinas e gestão;
  • métricas de acompanhamento;
  • competências e trilhas de aprendizagem;
  • projeções e expectativas sobre o seu mercado;
  • indicadores de desempenho;
  • planos de carreira dos vendedores;
  • ferramentas usadas para otimizar os processos de vendas;
  • responsabilidades e funções dentro da equipe de vendas.

Passo a Passo

Pronto! Agora já podemos começar a dar as dicas mais importantes para montar o seu playbook. Confira!

  1. Descrever e listar todos os pontos de contato do cliente com a empresa

O primeiro passo é listar e descrever todas as formas de interação cliente-empresa, incluindo ferramentas online e offline e analisar tudo o que se relaciona com esse processo.

Entender o caminho do cliente pelo funil de vendas é extremamente importante, pois você conseguirá perceber os gaps que precisam ser resolvidos para tornar seu processo mais eficiente e também quais ferramentas estão sendo bem utilizadas ou subutilizadas.

  1. Analisar as práticas e estratégias adotadas pela empresa

Agora que você já compreendeu quais são os gaps que precisam ser resolvidos na interação cliente-empresa, é hora de analisar a questão interna do seu processo de vendas.

Aqui, você deverá avaliar as estratégias adotadas pela empresa com cada equipe e descobrir como elas têm ou não colaborado para o bom funcionamento do negócio.

Algumas boas práticas nesse momento são:

  • avaliar e reestruturar o funil de vendas, adicionando ou subtraindo etapas para otimizar o fluxo e resolver a perda de leads (para isso, analise as taxas de conversão e identifique os momentos de ganhos e perdas);
  • empregar novas ferramentas de vendas, ajudando a entender a performance de cada vendedor, as metas e objetivos estipulados para cada membro ou para toda a equipe, os resultados alcançados etc.;
  • ouvir o feedback da equipe sobre as medidas adotadas e avaliar o que pode ser repensado.
  1. Pensar no modo de apresentação

Depois de analisar e destrinchar os dados do seu negócio, produto/ serviço e mercado, você já terá informações suficientes para começar a montar e desenhar o playbook.

Esse é o momento de definir como ele será feito, qual o layout e que tipo de ferramenta será usada para expor esses dados.

Um layout atrativo, bem organizado e intuitivo facilita a vida dos colaboradores e faz com que o documento tenha mais chances de ser usado. Lembre-se que é indispensável que os vendedores sintam-se atraído por esse guia e usem-no diariamente.

O mais indicado é o uso de PDF ou apresentação Power Point, sempre com textos, gráficos, imagens, vídeos e outros que ajudem a melhorar a experiência do vendedor e o engajamento com o material.

  1. Fazer os desenhos e fluxos das atividades

Como o playbook é um guia, ele deve ser objetivo e direto ao passar as informações. Após reunir todo o material de diagnóstico da sua empresa e do seu setor de vendas, certamente vocês já sabem o que funciona e o que precisa ser refeito e pensaram em novas estratégias e soluções que devem ser adicionadas ao material.

Então, na hora de fazer os desenhos e fluxos das atividades:

  • nomeie cada ação;
  • crie um objetivo;
  • descreva o que deve acontecer;
  • inclua o tempo de início e término de cada processo;
  • estabeleça as taxas de conversão esperada;
  • crie gatilhos;
  • oriente de forma simples e clara;
  • inclua informações para casos excepcionais;
  • seja didático, simples, direto e objetivo.

Alguns dos itens que você poderá incluir no seu playbook são:

  • estratégias de trabalho vinculadas aos resultados de vendas esperados;
  • visão geral do negócio (razão da existência da empresa, problemas que o produto ou serviço resolve, diferenciais, cultura, missão e visão etc.);
  • funções e responsabilidades de cada membro da equipe (estabelecendo as regras básicas para os níveis de atividade, com metas detalhadas e planos de ação para atingir esses objetivos);
  • informações sobre o seu cliente (criando uma espécie de “perfil ideal”, permitindo que as equipes encontrem leads mais qualificados, incluindo dados variados sobre renda, comportamento e outros);
  • detalhamento de cada estágio do processo de vendas (modelos de e-mail, scripts de chamadas de descobertas, agendas de reuniões, tratamento de objeções etc.);
  • informações sobre produtos e políticas de preços e descontos (orientações sobre como guiar o prospect na compreensão do valor do seu produto, criando um guia de vendas para cada oferta do negócio);
  • plano de compensação (indicando como funciona a estrutura de pagamento dos vendedores, valores de comissão, planos de carreira, bonificações e o que os vendedores podem esperar caso atinjam ou superem as metas);
  • indicadores de desempenho (indicar quais são as métricas mais usadas, nível de importância de cada uma, como elas são calculadas, o que indicam e medem e também como os vendedores são avaliados).

É claro que essas são apenas orientações gerais e cada playbook poderá conter mais ou menos informações, dependendo do produto ou serviço que você vende, das características da sua empresa ou mercado e também do nível de complexidade da venda.

  1. Implementar o playbook

Depois de tudo pronto, é hora de colocar o documento para funcionar, buscando integrá-lo à rotina dos seus vendedores. É essencial que o playbook seja apresentado adequadamente. Isso significa criar um momento para que o manual seja apresentado, mostrando o que ele contém, como funciona, porque foi feito e outras informações.

Não espere que, apenas por apresentá-lo às suas equipes, seus vendedores imediatamente o utilizarão. Esse será um processo que precisará de repetição. Quanto mais eles perceberem que essa é uma ferramenta estratégica e que pode trazer bons resultados em suas performances, maiores as chances de adesão.

Deixe claro que o playbook está em constante aprimoramento e crie canais para que seus vendedores contribuam com feedbacks sobre o documento e sobre o próprio processo de vendas, criando uma política de aprendizado contínuo e de valorização dos profissionais.

  1. Acompanhar os vendedores

Para que o playbook “pegue” é indispensável que haja uma participação efetiva das lideranças. Você poderá acompanhar mais de perto suas equipes, com reuniões semanais, coaching calls e ferramentas que ajudem a medir a evolução e o nível de aprendizado dos vendedores.

Assim você também conseguirá medir o quanto o playbook tem sido eficiente, buscando aprimorar ainda mais suas equipes e os resultados alcançados.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que o playbook de vendas funciona como um “guia orientador” para seus vendedores, com todas as informações importantes relacionadas a sua empresa, ao produto ou serviço que vocês vendem, ao mercado, aos clientes e aos aprendizados coletados ao longo dos anos.

Ele ajuda a escalar suas ações, tornando-as mais eficientes, além de melhorar o nível de aprendizado, avaliando novas estratégias e medindo o que funciona ou não para a sua realidade.

O playbook é, portanto, um organismo vivo, que está continuamente sendo aprimorado e modificado para trazer resultados ainda mais tangíveis às empresas. Quando bem construído e elaborado, ele ajuda os vendedores a tomarem melhores decisões, compreenderem profundamente o setor e o produto e a se informarem sobre as questões internas do negócio, como política de bonificações, planos de carreira, comissões e outros.

Toda e qualquer empresa pode montar o seu playbook e ajudar seus times de vendas a se tornarem ainda mais eficientes.

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