Como fazer um planner para organizar sua rotina de trabalho

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Publicado por Mariana Valentin em 10 de dezembro de 2021

Analista de Conteúdo na INGAGE, Mariana analisa as linguagens e as tendências do ambiente digital para criar conteúdos de valor em redes sociais e blogs.

Ter uma rotina organizada é fundamental para que as atividades do trabalho fluam bem e, assim, alcançar metas e objetivos, de maneira precisa, consciente e tranquila. É possível fazer isso de diversas maneiras, uma delas é criar o próprio planner.

Neste post, vamos explicar o que é essa ferramenta de organização, como fazer um planner, tipos de visualização que ele proporciona, o que pode ser controlado com esse recurso e como otimizá-lo. Continue a leitura para saber mais!

Afinal, o que é um planner?

Em tradução livre, a palavra planner significa “planejador”. Diferente de uma agenda que serve para organizar lembretes e compromissos diários com datas e horários, o planner é uma ferramenta eficaz que permite planejar e organizar coisas que não estão necessariamente datadas.

Com ele, é possível anotar metas, viagens, controle financeiro, entre outros. Para mais, o planner ajuda a organizar, personalizar e compilar todas as informações que você julgar necessárias.

Em geral, ele é composto por dois tipos de cadernos: um principal com alguma organização de cronograma, outro para controles específicos, como de contatos, de estudos ou financeiro. Além disso, é possível criá-lo nos formatos digital ou impresso, conforme comentamos a seguir.

Digital

O planner digital pode ser elaborado e utilizado em softwares específicos ou em planilhas do Excel. Também é possível obtê-lo por meio de aplicativos e downloads em sites.

Impresso

O planner impresso pode ser encontrado pronto em papelarias ou sites que comercializam esse tipo de produto. Também é possível obtê-lo em módulos avulsos, como financeiro, que permite ser acoplado a outros planners.

Ele ainda pode ser feito manualmente pelo próprio usuário ou pelo método Bullet Journal — ou BuJo. Esse último é um caderno com folhas lisas, pautadas, quadriculadas ou, tradicionalmente, pontadas que pode ser transformado em um planejamento extremamente completo ou resumido aos tópicos que a pessoa preferir.

Como o planner ajuda a visualizar a rotina de trabalho?

Além de otimizar a organização, o planner permite uma visão anual, mensal, semanal e diária, inclusive com divisão de turnos. A seguir, veja como esse sistema pode agilizar as atividades e melhorar a sua produtividade:

Visão anual

Esse é o mais completo, já que permite anotar um plano de ação de metas com visão anual, mensal e semanal. Em geral, ele oferece um pouco de espaço para cada tipo de controle, como checklists, finanças, lembranças, anotações alimentares, contatos, datas importantes, entre outros.

Assim, é possível anotar objetivos e eventos importantes para fazer um bom planejamento anual e poder colocar em prática, com clareza e precisão, tudo o que precisa ser feito mês a mês para alcançar o que foi idealizado, sem perder prazos.

Visão mensal

Permite visualizar o mês inteiro em uma mesma página. Normalmente, as páginas dos meses são intercaladas com outras contendo mais espaço, para anotações mais longas.

O planner mensal é interessante para organizar compromissos e reuniões durante o mês inteiro. Ele permite adições de novos agendamentos conforme forem surgindo durante as semanas. Com isso, é possível gerenciar melhor o tempo ao longo do mês.

Mulher escreve em caderno representando como fazer um planner

Visão semanal

Permite uma visão completa da semana, de segunda a domingo, em sequência horizontal ou vertical, com duas páginas abertas lado a lado. Cada dia pode ser subdividido em três quadrados, com linhas extras no final de cada coluna. Para se organizar, basta anotar todas as informações que você deseja rastrear, como horários de reuniões recorrentes, prazo de projetos, atividades de desenvolvimento etc.

Visão Diária

Muitas vezes esquecemos que algumas atividades simples podem ocupar muito o nosso tempo, principalmente, quando temos que nos preocupar com os compromissos pessoais e profissionais. De forma irônica, é justamente a falta de organização que demanda mais tempo que o necessário em algumas atividades.

Nesse sentido, para ter uma visão dos compromissos e atividades rotineiras, o planejador diário (ou daily planner) é ideal. Ele ajuda na organização das tarefas do dia, aumentando a produtividade. É possível criar esse formulário de controle utilizando o Canva, ferramenta de design intuitiva do tipo “arraste e solte”, sem necessidade de qualquer outro software.

Após definir a programação semanal, as tarefas precisam ser distribuídas ao longo da semana. Nesse momento, é importante ir anotando cada detalhe que você precisará lembrar ao longo do dia.

O que pode ser controlado com um planner?

O planner é tão prático e versátil que é possível utilizá-lo em inúmeros controles pessoais e profissionais, como:

Como fazer um planner para otimizar o planejamento?

A otimização do planejamento pode ser feita com a utilização de diversos recursos. A seguir, veja algumas sugestões de como otimizar o seu planner e obter sucesso.

Use cores ou tags

Para deixar o planner mais visual, é possível utilizar canetas coloridas ou marcadores a fim de identificar as prioridades. As canetinhas, o marca texto e as esferográficas, são recursos preciosos para otimizar um planner. Elas ajudam a destacar palavras-chave, compromissos mais importantes, entre outros.

Também pode ser utilizado o post-it, especialmente para planners fixados em parede. As notas adesivas são muito práticas e podem ser retiradas do planejamento após o término de um evento ou após a conclusão de um objetivo.

Defina prioridades

Após organizar os objetivos mensais e definir os compromissos da semana, faça uma lista de atividades diárias em ordem de prioridade, considerando-as como alta, média ou baixa.

Flexibilize conforme as suas necessidades

O planner pode ser elaborado do jeito que melhor atender às suas necessidades. Não há uma regra fixa e nem é preciso ficar preso a fórmulas prontas. É possível adaptar a organização para o que for necessário, seja para trabalho, estudo ou vida pessoal.

Como você viu, saber como fazer um planner ajuda a organizar a sua rotina de trabalho, evitando esquecimentos e perda de prazos. Além disso, permite fazer um planejamento com metas e objetivos e ter uma ampla visão das atividades programadas para o ano todo.

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